I dessa tider skrivs massor av inlägg kring distansledarskap, det som nästan är viktigast att tänka på är hur du stöttar medarbetare på distans och hur medarbetarna kan stötta varandra.
Här kommer några tips på hur du kan möjliggöra detta i ditt team:
Ge massor av förtroende
Som chef kan det ibland vara svårt att slappna av när medarbetarna arbetar på distans. Kanske du tänker att om du inte kan träffa dina medarbetare på kontoret, hur ska du veta att de verkligen arbetar? Detta är en naturlig reaktion hos många chefer.
Ju mer vi strävar efter att kontrollera och införa övervakning av medarbetare, desto mer tenderar vi att döda medarbetarnas motivation. Prestation och engagemang försämras allt eftersom vi försöker att ”hålla koll” för mycket. För att undvika att oavsiktligt skada ditt team, ta bort en del av ditt kontrollerande jag och våga lita på att medarbetarna gör vad de ska göra även om du inte träffar dem varje dag. Tillit – inte kontroll – skapar produktivitet, välmående och affärsresultat.
Var tydlig i ditt ledarskap och skapa utrymme för prestation
Vårt primära mål som chefer är inte att göra själva arbetet åt våra team – utan snarare att skapa en miljö för att medarbetarna ska kunna göra sitt bästa och vara sitt bästa jag.
Ibland kan vårt sätt att leda göra så att det stoppar upp våra medarbetare och förhindrar produktiviteten genom att vi inte skapat en optimal arbetsmiljö för vårt team. För att förhindra detta så kan det vara bra att ställa olika frågor till dina medarbetare som jobbar på distans:
- Är det tydligt vad som behöver göras?
- Hur kan jag göra målen eller förväntningarna tydligare?
- Är den kvalitetsnivå som krävs för detta arbete tydlig?
- Respekterar jag den tid du har för att åstadkomma något?
- Kan jag göra ett bättre jobb för att skydda din tid? Känner du att du är inställd på att misslyckas på något sätt?
- Är mina förväntningar realistiska?
- Har du verktygen och resurserna för att göra ditt jobb bra?
- Har jag gett dig tillräckligt med sammanhang om varför detta arbete är viktigt, vem arbetet är för, eller någon annan information som är avgörande för att göra ditt jobb bra?
- Följer jag upp alltför ofta med dig och ger dig inte utrymme att andas?
Ställ fler frågor än ”hur är läget?”
Att fråga ”hur du mår” är såklart en bra fråga att ställa för att visa att man bryr sig om någon. Men om frågan ställs på distans (även annars) kan det ibland vara svårt att få ett ärligt svar. Man gömmer sig bakom sin dator och sitt webbmöte och det är svårt att faktiskt se hur medarbetaren mår. Ofta får man per automatik ett svar som ”jag mår bra, tack, själv?”
Istället för att bara fråga ”Hur mår du?” kan du ställa frågor som gräver lite djupare. Här är några frågor du kan försöka ställa under ett en-mot-en möte som gräver lite djupare i hur medarbetaren verkligen mår:
- Med tanke på den underliga situation vi är i, hur hanterar du det?
- Hur är din situation i dagsläget? Hur känner du inför det vi står inför?
- Vad gör du för att motivera dig själv?
- Kan du avsätta tid för att bara arbeta mellan alla webbmöten? Hur kan jag stödja dig i det? Finns det något vi kan göra för att stödja varandra?
- Hur är din energinivå idag? Känner du dig mer sliten än vanligt?
Visa massor av empati
Att visa empati som ledare är alltid viktigt men det är ännu viktigare när ni arbetar på distans. Var tydlig i ditt sätt när du kommunicerar på slack eller liknande så att man undviker missförstånd och oro för vad du verkligen menar.
Ett annat sätt att visa mer empati under dessa tider är att visa dina medarbetare att det t.ex är ok om ett barn kommer in och ”stör” under ett webbmöte eller om en hund dyker upp i bakgrunden som inte kan sova.
Ge dina medarbetare flexibilitet under dagen för att ta hand om barnen och ta lite ledigt när de behöver det.
Automatisera sättet ni kommunicerar på
Ni behöver inte ha ett dagligt teammöte på 1h där var och en rapporterar vad som har gjorts under dagen. Men ett bra sätt att skapa samhörighet och förtroende i ett team när ni jobbar på distans är att man dagligen kort skriver ihop några punker om sina främsta framsteg under dagen och delar detta i olika kommunikationskanaler t.ex Slack, Teams eller Basecamp. Det handlar inte om att man ska kontrollera varandra men det handlar om att vara öppen och dela med sig av fram- och motgångar vilket skapar förtroende och samhörighet.
Möjliggör så att medarbetarna i ditt team stöttar varandra
Se till så att medarbetarna i ditt team får möjligheter att stötta varandra på distans. Att samla ihop alla som är på distans i olika forum är en viktig del i att hjälpa människor att hantera övergången till distansarbete och verkligheten. Till exempel kan man ha webbmöten med fikapauser eller spela spel med varandra. Andra har digitala kanaler som inte är arbetsrelaterade där man kan dela lite ”trams och flams”.
