Att onboarda medarbetare på distans är ingen lätt uppgift och samtidigt är en framgångsrik onboardingprocess väldigt viktigt för att snabbt få medarbetare produktiva och inte minst engagerade.
En dålig onboardingprocess kan vara helt förödande för medarbetarengagemanget.
De flesta organisationer runt om i världen ses inte på samma sätt som tidigare utan mycket av arbetet sker på distans. Det ställer såklart nya krav på arbetsgivaren för att på ett effektivt sätt onboarda en nyanställd medarbetare på distans.
Här kommer några tips på hur du framgångsrikt onboardar en medarbetare på distans:
Förbered det du behöver innan startdatum
Har du varit med om att du skulle börja på ett nytt jobb och när du dök upp på din nya arbetsplats så fanns det ingen dator beställd, inget skrivbord ledigt eller inget passerkort klart? I värsta fall så hade chefen glömt att du skulle börja den dagen!
Detta är såklart ingen bra start oavsett om du ska jobba på plats eller på distans.
Skapa en checklista på vad ni ska göra innan er nya medarbetare börjar. Se till att beställa dator, telefon etc i tid. Planera in stora delar av medarbetarens första dag och planera gärna in hela den första veckan så att er nya medarbetare snabbt kan komma igång med sitt arbete och prata med viktiga personer.
Ett extra plus i kanten får ni som arbetsgivare om chefen skickar ett litet välkomst-email eller välkomst-sms några dagar innan medarbetaren börjar för att berätta hur mycket ni ser fram emot att starten och vad som kommer att hända den första veckan.
Skapa en checklista med mål för den första veckan
Skapa en checklista åt den nyanställde med olika aktiviteter som ska utföras den första veckan. Det kan t.ex vara: att läsa på om våra värdeord, boka möte med utvalda personer, kolla på en produktdemo etc. Länka gärna åtgärdslistan till slack eller dylikt för att annonsera när olika aktiviteter är utförda och fira dessa tillsammans med teamet. Det är ett bra sätt att snabbt bygga samhörighet på distans.
Gör en introduktion till teamet
Boka upp ett teammöte på webben (eller fysiskt om det går) under de första dagarna och låt teamet och den nyanställde introducera sig för varandra. Var tydlig med hur mycket du uppskattar att just den personen börjat hos er!
Planera in och boka era första en-till-en möten
Under medarbetarens första dag ska du såklart allokera stora delar av tiden till att lära känna din nya medarbetare och börja sätta in hen i arbetet. Därefter bör du snabbt boka in ett eller flera en-till-en möten som kan ske på distans i ett webbmöte. Inledningsvis är det bra om du bokar upp åtminstone ett tillfälle i veckan för att stämma av hur er nya medarbetare mår och hur det går.
Börja ert första en-till-en möte med frågor som:
- Vad gör dig motiverad?
- På vilka sätt föredrar du att vi kommunicerar med varandra?
- Vilka uppgifter tycker du är roligast och mindre roliga?
- Vilka förväntningar har du på mig som chef?
Om du vill ha en mer utförlig guide på hur du håller smarta en-till-en möten så kan du ladda ner den här.
Sätt ihop den nyanställde med en buddy
Det är bra att ha någon annan än sin chef som man kan fråga och diskutera med ibland. Om man som nyanställd får en egen ”buddy” i sitt team så lär man direkt känna någon i teamet lite djupare och man får ofta insikter om hur saker och ting fungerar, inte bara enligt era processer och rutiner, utan de mer informella vägarna.
Hjälp till med hemmakontoret
Mycket av distansarbetet sker idag hemifrån och helt plötsligt har flera av våra hem blivit våra nya arbetsplatser. Kolla så din nyanställde har det som behövs för att kunna jobba hemifrån. Det kan vara alltifrån internet, möbler, etc. Vissa företag ger ekonomiskt stöd för att kunna jobba hemma. Kolla vad som gäller på just din arbetsplats.
Be om feedback
Oavsett om du onboardar en ny medarbetare på distans eller inte så är det viktigt att fråga om någon form av feedback. Antingen kan du skicka ut en enkät till medarbetaren med några frågor alt. prata direkt med medarbetaren om vad som kan göras bra och vad som kan bli bättre.
Se feedback som en gåva som gör att du kan bli ännu bättre på att onboarda medarbetare på distans!
